Pokud se rozhodnete zavést systém managementu jakosti do Vaší organizace, je nutné brát v úvahu veškeré souvislosti, jež se zavedení a následnou certifikací systému mezinárodní normy ISO 9001 souvisí.
Jedná se zejména o finanční a časovou náročnost zavedení a certifikace systému managementu (nyní i v budoucnu), způsob a průběh zavádění systému a jeho následná certifikace i mnohé další souvislosti.



Se zaváděním systému managamentu jakosti dle normy ČSN EN ISO 9001:2001 souvisí vynaložení nemalých finančních prostředků v současnosti i v budoucím období.

- nákup odborné literatury a norem ( ČSN EN ISO 9000:2000 a ČSN EN ISO 9001:2001, ČSN EN ISO 19011:2003 cena cca 600 Kč/ ks) u Českého normalizačního institutu

- školení zaměstnanců a seznámení s požadavky normy (představitele vedení pro jakost, manažer jakosti, auditor jakosti, řadoví zaměstnanci apod.) Tyto náklady se mohou lišit podle toho, zda-li se zaměstnanci zúčastní odborného školení v rámci otevřeného kurzu nebo po dohodě s poradenskou a vzdělávací organizací uzavřeného kurzu, např. v podobě interní školení v dané organizaci.

- náklady na využití služeb odborné poradenské firmy (např. Hexpert, M-Consult apod.), jež může pomoci při zpracování dokumentace, přípravou na certifikaci, prováděním interních auditů, přezkoumání systémů managementu jakosti apod.

- náklady na samotnou certifikaci, které se odvíjí od několika faktorů (velikost organizace, počet certifikovaných činností apod.).

V budoucím období
- náklady na školení zaměstnanců (průběžné vzdělávání)
- náklady na poradenské a konzultační služby, případně náklady na provedení
interního auditu
- náklady na udržování certifikátu (kontrolní a recertifikační audity prováděné
certifikační společností)



Zde platí přísloví „ všechno chce svůj čas“. V úvodních fázích je nutné zavedení systémů řízení věnovat více času, neboť je potřebné, aby se zaměstnanci seznámili a pochopili požadavky normy ČSN EN ISO 9001 a své odpovědnosti a pravomoci v systému managementu jakosti.

Doba zavádění systémů řízení je závislá na:
- velikosti organizace a časovém přizpůsobení vedení a zaměstnanců a
- často způsobu a formě zavádění (pouze vlastními silami, s pomocí odborné poradenské firmy nebo kombinací těchto možností)

U malých firem je nutné počítat s časovým rozsahem zavádění minimálně půl roku. Není vhodné zavádění uspěchat, ikdyž certifikát potřebujete rychle, máte pak pocit „ že jste koupili zajíce v pytli“ a nebyla splněna Vaše očekávání. "Nenaleťte" proto poradcům, kteří Vám slíbí zpracování dokumentace a zajištění certifikace do 1-2 měsíců. Za takovou dobu se dá jen velmi těžce pochopit o čem systém řízení jakosti vlastně je a je velmi těžké si jej "osvojit".
Je-li nutné informovat své zákazníky o zavádění systému řízení jakosti (např. systém managementu je nutné mít pro výběrové řízení), nechte si poradenskou nebo certifikační společností vystavit potvzení, že systém zavádíte. Toto potvrzení je běžně vystavováno a uznáváno.

K samotné certifikaci by mělo dojít za 3 měsíce od vyhlášení systému za funkční. Samozřejmě vybírat certifikační orgán (např. Bureau Veritas Certification, CSQ-Cert, TÜV International apod.) můžete i dříve. Vybírejte důkladně, protože Vás certifikační auditoři budou navštěvovat minimálně 1 x ročně (optimálně 2x ročně) a jejich certifikát Vás bude reprezentovat.

Systému managementu je nutné se věnovat průběžně a neustále jej zlepšovat, jen tak je možné zajistiti opravdový přínos pro organizace i v budoucnu…

Vašim úkolem bude provádět minimálně 1 x za půl roku interní audity a 1 x za rok přezkoumání celého systému managementu jakosti.
Jednou nebo 2 x ročně by měly probíhat kontrolní audity certifikačního orgánu. Objektivní a nezávislé posouzení systému managementu jakosti Vám zcela jistě bude nemalým přínosem, samozřejmě pouze v případě, bude-li audit provádět kvalifikovaný auditor poctivě!



Před zaváděním systému managementu je nutné ujasnit si několik hledisek:
- proč chcete či musíte systém managementu zavést do Vaší organizace

- jakých oblastí Vaší činností se bude systém managementu jakosti týkat – v jakém rozsahu bude zaveden (např. celá firma - všechny činnosti nebo jen některé významné činnosti - např. obchod, výroba, servis, apod.)

- vedoucí pracovníci si zcela jistě musí promyslet „rozdělení pravomocí“ jednotlivých zaměstnanců

- jakým způsobem chcete systém managementu do Vaší organizace zavést



SMJ může být zaveden do Vaší organizace několika způsoby, například:

Pravidelné návštěvy v organizaci odborným poradcem a konzultace s pracovníky organizace pověřenými zpracováním dokumentace a zaváděním do praxe. Předávání informací a vzorů pro zpracování systému.

Komplexní pomoc odborné poradenské firmy při zpracovávání dokumentace, pomoc při zavedení do praxe. Proškolení managementu organizace a zaměstnanců, provedení interních auditů. Asistence při výběru certifikační společnosti, asistence u certifikačního auditu.

Budování systémů řízení společně s jinou organizací podobně oborově zaměřenou.

Budovaní integrovaných systémů ISO 9001 (QMS) + ISO 14001 (EMS) + OHSAS 18001 (HSMS).

Při zavádění systému managementu jakosti s využitím externích konzultantů (poradenských firem) je převážně celková doba zavádění zkrácena.
Kladnými faktory pro využití služby externích konzultantů jsou aplikace jejich znalostí, dovedností a praktických zkušeností v organizaci, což v konečném důsledku zkvalitní a zvýší účinnost zavedeného systému v organizaci.



Systém managementu jakosti můžete zavést do Vaší organizace s využitím Vašich zaměstnanců, externích poradců nebo kombinací obou možností.

Systém managementu jakosti může být zaveden Vašími interními zaměstnanci, kteří jsou seznámeni se systémem managementu jakosti a dobře tento systém znají. Mohou tedy objektivně posoudit všechny požadavky normy ISO 9001:2000 a aplikovat je do organizace.
Internetový portál Info-ISO.cz Vám samozřejmě doporučuje neustálé a průběžné vzdělávání interních zaměstnanců (poradců), aby byla zaručena jejich „kvalita“. Odborné vzdělávání může být zajištěno externími poradci či účastí na různých odborných seminářích, školeních nebo workshopech.

Nejsou-li Vaši zaměstnanci dostatečně „znalí“ normy ISO 9001:2001 mají možnost (portál Info-ISO.cz Vám doporučuje tento způsob) využít služeb odborných poradenských firem (např. Hexpert, M-Consult apod.).

Kvalitní a poctivé zavedení Systému managementu jakosti poradcem, kterému „leží na srdci“ opravdový přínos Systému managementu jakosti pro Vaší organizaci, bude zcela jistě náročnější na Váš čas i finance, ale nepochybně to bude v konečné fázi znamenat přínos pro Vaší organizaci.

Doporučujeme Vám obezřetnost při výběru Vašeho poradce, neboť kvalita poradenských služeb jednotlivých poradců je velmi odlišná – i zde platí, že to co je nejlevnější – nemusí být vždy nejlepší! Bohužel v České republice existuje mnoho poradců, jejíchž zájmem není zejména Váš, ale jejich vlastní prospěch, což v konečné fázi může pro Vás znamenat „vyhozené peníze“ za zavedení Systému managementu jakosti a mnoho dalších nepříjemností. Nemusíte mít ovšem strach, mnoha věcem se dá předejít!

Nekvalitního poradce může (ale pozor – nemusí!) symbolizovat následující:
- příliš nízká cena za poradenské služby – jedním ze signálů může (ale nemusí) být velmi nízká cena poradenských služeb oproti konkurenci (je nutné brát v potaz fakt, že kvalitní poradce požaduje určitou cenu, neboť se musí průběžně vzdělávat, což stojí nemalé prostředky; nízká cena nyní může také znamenat „skryté vysoké náklady v budoucnu" apod.).

- přílíš nízký zájem o činnost Vaší organizace – velmi podezřelý se může také jevit fakt, že poradce nemá příliš velký zájem o činnost Vaší organizace při vstupním auditu – s největší pravděpodobností není tudíž schopen maximálně Vaší organizaci poznat a potažmo poskytnout poradenské služby na vysoké profesionální úrovni, které budou pro Vas opravdu přínosem.

- snaha ve velmi krátké době zavést systém řízení ve Vaší organizaci – velmi často se také objevuje snaha poradců (ale také jejich zákazníků) o co nejrychlejší zavedení systému managementu jakosti v organizaci. Velmi rychlé zavedení systému managementu jakosti v organizaci je v drtivé většině případů na úkor kvality zavedeného systému, což mimo jiné znamená "vyhozené peníze" pro danou organizaci.

Samozřejmě výše zmíněné oblasti, nemusí vždy nutně znamenat nekvalitní služby poradců, doporučujeme Vám proto obezřetnost, použití svých pocitů, dojmů, faktů a samozřejmě „zdravý selský rozum“ :-)
Nebudete-li si jisti, neváhejte kontaktovat portál Info-ISO.cz.

Jde o kombinaci výše zmíněných možností.

Tato forma zavádění systému managementu jakosti je zcela jistě nejvýhodnější a to zejména z následujících důvodů:
- interní zaměstnanec zná velmi dobře poměry v dané organizaci a tudíž může mnohem přesněji (než-li externí poradce) posoudit a navrhnout nejlepší postupy zavádění z pohledu zaměstnanců organizace.
- externí poradce má velkou výhodu ve znalostech „jiného prostředí“ a „jiných poměrů“ v různých organizacích a může tudíž doporučit kvalitnější postupy z „jiného prostředí“.
Výhodou externího poradce je také „nezávislý a nezaujatý pohled na organizaci“, což může mnohdy znamenat objektivitu, nezávislost pohledu na řešení různých problémů v organizaci a zejména pak na zavádění Systému managementu jakosti.

Interní zaměstnanec:
Výhody:
- nižší finanční náklady
- lepší znalost prostředí organizace
- větší pružnost řešení případných problémů
Nevýhody:
- menší odborná a profesní znalost
- menší znalost „jiného prostředí“ a „jiných poměrů“ např. v jiných organizacích
- nutnost dalšího odborného vzdělávání – novinky, trendy, nové zkušenosti a poznatky, apod.

Externí poradce:
Výhody:
- výšší odborná a profesní znalost
- vyšší znalost „jiného prostředí“ a „jiných poměrů“ např. v jiných organizacích
Nevýhody:
- nižší znalost prostředí organizace
- nižší pružnost řešení případných problémů
- vyšší finanční náklady (většinou ale vyšší kvalita služeb a vyšší přínos ze zavedení systému managementu jakosti)

Základní výhody a nevýhody se samozřejmě můžou u každého interního zaměstnance nebo externího poradce zcela lišit, obecně se ale dá říci, že platí výše uvedené body.



Celková délka zavádění Systému managementu jakosti by měla být 1/2 roku od vstupního auditu až po následnou certifikaci.
Z toho platí, že:
3. měsíce trvá proces zavádění SMJ v organizaci (rozdělení pravomocí, nastavení směrnic, vytvoření dokumentů, apod.)
a zbývající
3. měsíce by měla trvat vlastní aplikace SMJ v organizaci a „zažití“ zavedeného SMJ mezi zaměstnanci či partnery a zákazníky organizace.

Finanční náročnost zavádění systémů je samozřejmě specifická pro každou organizaci a je závislá zejména na následujích faktorech:
- je-li SMJ zaváděn vlastními zaměstnanci či externími poradci
- kvalita a poctivost zavádění systému a služeb poradce
- počet zaměstnanců organizace
- počet poboček, ve kterých je SMJ zaváděn
- počet činností organizace, ve kterých je SMJ zaváděn (např. výroba, servis, obchod, montáže, apod.)
- počet společností, ve kterých je SMJ zaváděn (např. dohodne-li se najednou více organizací, které mají zájem o SMJ, o zavedení SMJ v každé organizaci současně, může být cena snížena (může se např. jednat o sesterské nebo partnerské organizace, ale také o konkurenci…).
- a další faktory…

Při zavádění SMJ je nutné počítat s časovými nároky na zaměstnance organizace… Zaměstnance organizace je nutné proškolit, informovat o přínosech, výhodách, ale také povinnostech při zavádění SMJ.
Informovat Vaše zaměstnance o přínosech, výhodách, ale také povinnostech při zavádění systému managementu jakosti, se zcela jistě vyplatí, neboť se vyhnete budoucím „problémům“, zejména pak neporozumění nutnosti či přínosu zavedení SMJ ve Vaší organizaci, což může mimo jiné vést k zhoršení pracovního prostředí…



Certifikace je proces, při kterém nezávislý orgán (certifikační společnost) posoudí kvalitu zavedeného SMJ ve Vaší společnosti a zejména pak v souladu s požadavky mezinárodní normy ISO 9001:2000 (ČSN EN ISO 9001:2001).
Je-li systém managementu jakosti ve Vaší organizaci zaveden s požadavky normy, vystaví certifikační orgán (např. Bureau Veritas Certification, CSQ-Cert, TÜV International apod.) certifikát platný na 3 roky.

Certifikace je nutná, jestliže požadujete potvrzení nezávislého orgánu o kvalitě zavedeného SMJ a také jestliže máte zájem používat označení ČSN EN ISO 9001:2001, tedy informaci o tom, že Váš SMJ byl certifikován.
Přínosem certifikace může být zcela jistě také fakt, že Vám auditor (zástupce certifikační společnosti), případně jeho odborný spolupracovník (další odborník v daném oboru, ve kterém působíte), nezávislým pohledem zhodnotí přínos zavedeného systému managementu jakosti ve Vaší organizaci. Posouzení zástupců certifikační společnosti Vašeho SMJ může napomoci k dalšímu přínosu SMJ Vaší organizaci.

Bohužel se pořád ještě můžete setkat s certifikačními společnostmi (nebo jejich zástupci), které dostatečně nepochopily (ikdyž např. v této oblasti působí již dlouho) smysl systému managementu jakosti a záměr jeho přínosu pro organizace a potažmo jejich zákazníky.

Při auditu (procesu, při kterém se provádí certifikace) se Vás budou snažit pouze kritizovat, ztěžovat proces certifikace, či činit jakékoliv jiné problémy. Mnohdy arogantní a nadřazené chování auditorů kazí smysl zavádění SMJ a v mnoha případech odpuzuje další zájemce o SMJ nebo dokonce velmi stresuje zástupce (i zaměstnance) organizace, ve které se certifikace provádí.
Jedním z velkých nešvarů některých certifikačních organizací je fakt, že provádějí certifikaci „od stolu“, tedy že certifikovanou organizaci vůbec nenavštívili, nebo navštívili, avšak tam strávili tak málo času, že je nemožné, aby systém pořádně posoudili (od toho se někdy odvíjí i cena certifikace).

Pokud se s tímto přístupem certifikačních společností (nebo jejich zástupců) setkáte, doporučujeme jejich přístup s vedoucími pracovního certifikačního orgánu zkonzultovat, nepomůže-li to, doporučujeme jednoznačně změnu certifikačního orgánu (není to až tak velký problém, jak se může jevit nebo být někdy prezentováno)! Taková certifikace znamená pro Vás "vyhozené peníze" a mnoho dalších problémů, což je jistě škoda!

Certifikační společnost, která svojí roli bere vážně, se Vám při auditu bude snažit pomoci a poradit (najít výhodnější řešení aplikovaných procesů) a audit bude proveden poctivě, což samozřejmě může zabrat více času a také stát více peněz, ale bude to pro Vás znamenat v převážné většině přínos, ne „vyhozené peníze“ a problémy.
Proto i tady doporučujeme obezřetnost, použití vlastního selského rozumu a hlavně se např. poradit u jiných odborníků (třeba portál Info-ISO.cz). Doporučujeme Vám třeba také kontaktovat „referenční organizace“ uvedených společností…

Hlavní přípravou na certifikaci je samozřejmě zavádění SMJ ve Vaší organizaci Vašimi zaměstnanci či za pomoci externích poradců.
Již před samotným zahájení zavádění SMJ Vám doporučujeme pořádně si promyslet co od zavedení SMJ očekáváte (kvalitu, přínos pro organizaci, apod.) a samozřejmě jaké jsou Vaše finanční možnosti (ve velké míře zde platí, že to co je nejlevnější, není zdaleka nejlevnější v konečné fázi).
Na základě těchto představ Vám doporučujeme vybrat si z nabídek několika certifikčních společností, které Vám doporučili nezávislí odborníci, externí poradci či spřátelené organizace, které jsou již certifikovány.

Systém managementu certifikují nezávislé orgány, kterými jsou certifikační orgány (např. Bureau Veritas Certification, CSQ-Cert, TÜV International apod.). Certifikační společnosti získávají oprávnění k provádění certifikace v jednotlivých oborech od Českého institutu pro akreditaci (ČIA) nebo od zahraničních národních akreditačních orgánů (např. UKAS ve Velké Británii apod. ), které jsou oprávněny organizací ISO k vydávání akreditací (svolení k provádění certifikace) jednotlivým certifikačním organizacím, jež splnily předem stanovené podmínky.

Mnoho certifikačních společností, které působí v České republice (nebo jejich mateřské společnosti v zahraničí), již mají různě dlouhé zkušenosti s certifikacemi v ČR i v zahraničí.
Kvalita a profesní i odborná úroveň certifikačních společností je velmi různorodá od čehož se následně odvíjí celková kvalita provedeného auditu (přínos pro Vás), cena certfikace a také, což je v mnoha případech velmi podstatné – schopnost uznat kvalitu certifikace Vašimi partnery či zákazníky, zejména zahraničními (odběratelé, apod.).

Proto Vám opět doporučujeme opatrnost při výběru certifikační společnosti zejména ve vztahu ke kladení požadavků na kvalitu certifikátu (např. máte-li zahraniční zákazníky nebo partnery, kteří vyžadují certifikaci renomovanou mezinárodní certifikační společností, apod.).

Velmi důležité je také Vaše vize do budoucna, kam má Vaše organizace směřovat a tudíž, jaké budou kladeny požadavky na kvalitu a renomé certifikátu v budoucnu.

Finanční náročnost certifikace SMJ je samozřejmě specifická pro každou organizaci a je závislá zejména na následujích faktorech:
- kvalita a poctivost certifikace SMJ a také kvalita služeb certifikační společnosti
- počet zaměstnanců organizace
- počet poboček, ve kterých je SMJ certifikován
- počet činností organizace, ve kterých je systém managementu jakosti certifikován (např. výroba, servis, obchod, montáže, apod.)
- počet společností, ve kterých je SMJ certifikován (např. dohodne-li se najednou více organizací, které mají zájem o SMJ, o certifikaci SMJ v každé organizaci současně, může být cena snížena (může se např. jednat o sesterské nebo partnerské organizace ale také o konkurenci…).
- a další faktory…



Důrazně Vás upozorňujeme na nekalosti a neférovosti, které jsou prováděny některými poradenskými i certifikačními společnostmi.
Jedná se zejména o různé skryté náklady, které v prvotní cenové nabídce týkající se poradenských nebo certifikačních služeb při zavádění SMJ nejsou uvedeny, objeví se však později (např. při kontrolních auditech nebo recertifikaci). V konečné fázi to pak může znamenat nemalé navýšení celkových finančních prostředků vynaložených na zavedení SMJ, jeho certifikaci a následné udržování SMJ.

Informujte se proto již v počátku na stávající náklady na poradenské služby či certifikaci při zavádění SMJ, ale také nutné náklady v budoucnu (kontrolní audity, recertifikace, apod.).

Související informace

ISO 9001:2000
Informace o mezinárodní normě ISO 9001:2000

Certifikační orgány
Informace o certifikačních orgánech

Poradenské firmy a organizace
Informace o poradenských firmách a organizacích